Cookies
By clicking “Accept”, you agree to the storing of cookies on your device to enhance site navigation, analyze site usage, and assist in our marketing efforts. View our Privacy Policy for more information.
Business Case
KundeCase: Fra tidskrævende aktindsigtssager til effektiv anonymisering af 360.000 sider hos Socialforvaltningen.
Når datasikkerhed går hånd i hånd med brugervenlighed i aktindsigtssager. Læs hvordan Socialforvaltningen i Københavns Kommune fik etableret en bedre arbejdsproces, når aktindsigtssager skal anonymiseres.
Emilie Eriksen
5 min to read
KundeCase: Fra tidskrævende aktindsigtssager til effektiv anonymisering af 360.000 sider hos Socialforvaltningen.
Introduktion:
Socialforvaltningen i Københavns Kommune står hver dag med nogle af de mest komplekse og følsomme velfærdsopgaver i Danmark. De arbejder tæt med udsatte børn, unge og voksne samt deres familier, og det kræver en sikker og tillidsfuld håndtering af store mængder personfølsomme oplysninger i det omfattende sagsarbejde.
I de senere år er antallet af aktindsigtsanmodninger steget markant, hvilket lagde et pres på medarbejderne. Dokumenter på op til 2.000 sider skulle manuelt gennemgås, anonymiseres og sendes frem og tilbage i godkendelsesforløb i en proces, der både var tidskrævende, dyr og risikofyldt.
Derfor blev behovet for en sikker, effektiv og brugervenlig løsning en nødvendighed, med Cleardox som startskuddet på denne forandring.
October 27 - 2025, Copenhagen
Den voksende udfordring med aktindsigtssager
Socialforvaltningen i Københavns Kommune havde de seneste år oplevet en markant stigning i antallet af aktindsigtsanmodninger. Hvor sagsbehandlingen før kunne håndteres manuelt, var presset vokset til et niveau, hvor medarbejdere stod med bunker af dokumenter på op til 2.000 sider, der skulle anonymiseres side for side.
Forvaltningen stod derfor overfor en større udfordring: Hvordan kunne de effektivisere processen omkring udlevering af følsomme dokumenter i forbindelse med aktindsigtssager – uden at gå på kompromis med sikkerheden?
Licensomkostninger og tekniske barrierer satte dagsordenen
Den manuelle proces var tidskrævende og havde ofte den naturlige og uundgåelige risiko, at det menneskelige øje eventuelt kan overse et CPR-nummer, sygdomsoplysninger eller andre følsomme oplysninger med alvorlige konsekvenser i tilfælde af et databrud.
Derudover havde Socialforvaltningen den udfordring, at de ofte havde svært ved at håndtere store filer med deres eksisterende løsning. Det blev også en udfordring når så store filer på størrelse med de 2000 sider blandt andet ikke kunne sendes rundt til godkendelse i mailprogrammet Outlook på grund af kapacitetsbegrænsninger. En nødvendighed ved aktindsigtssager, hvor godkendelsesforløb blandt medarbejdere skal kunne finde sted, inden udlevering af filerne.
Endelig var den daværende løsning omkostningstung, da alle medarbejdere skulle tildeles en personlig licens, også selvom de kun lejlighedsvis havde behov for at arbejde med aktindsigtssagerne.
Når digital brugervenlighed møder datasikkerhed
Valget faldt på Cleardox Redact som deres nye akt- og anonymiseringsløsning til at at digitalisere aktindsigtprocessen.
8 centrale egenskaber ved løsningen
Socialforvaltningen prioriterede især, at Cleardox omfavner følgende egenskaber:
- Implementering: Det er en standardløsning, der er let at implementere.
- Brugervenlighed: Cleardox har stort fokus på brugervenlighed, og det skal være nemt for alle at anvende og komme i gang med.
- Samarbejdsmodul: Arbejdsgangene omkring sagsforløbet digitaliseres, med mulighed for håndtering af flere sager samtidig og et samarbejdsmodul, der gør godkendelsesprocesser og samarbejde omkring konkrete sager let.
- Automatisk Anonymisering: Cleardox er et intelligent anonymiseringsværktøj, der automatisk identificerer over 20 typer af følsomme data som CPR-numre, navne og sygdomsoplysninger etc.
- Filhåndtering: Værktøjet kan håndtere meget store filer og forskellige dokumentformater, som ikke kun er PDF. Man kan vælge et bevare native eller konverter til PDF.
- Fleksibel prismodel: Har en prismodel, der tager højde for Socialforvaltningens varierende behov.
- Integrationer: Muligheden for at integrere til fagsystemer som eksempelvis DUBU.
- Support & Onboarding: Socialforvaltningen adgang til en kundeansvarlig, der står for onboarding, løbende træning og direkte brugersupport i løsningen.
Løsningen blev en daglig arbejdsgang med mere tid frigivet for de medarbejdere, der sidder med arbejdet ved aktindsigtssager, samt færre fejl, bedre sikkerhed og en mere overskuelig struktur.
Resultater, der gør en forskel
Socialforvaltningen kan allerede nu se tydelige gevinster med Cleardox, både på tid, økonomi og sikkerhed.
Besparelser i tid og økonomi
- Indtil videre er over 360.000 sider anonymiseret i Cleardox
- Der forventes en yderligere gevinst på ca. 2 årsværk svarende til 850.000 DKK.
- Betydelige besparelser på individuelle licenser giver en årlig økonomisk gevinst.
Indtil videre er over 360.000 sider anonymiseret i Cleardox, og der forventes en gevinst i tid sparet på ca. 2 årsværks svarende til ca. 850.000 DKK.
Øget datasikkerhed:
En mere effektiv performance i arbejdsprocessen har været en klar fordel, men værdien af at implementere løsningen kan i den grad også findes i den øgede datasikkerhed.
- Cleardox har minimeret risikoen for datalæk gennem systemets evne til at identificere sensitivt indhold i dokumenter, herunder CPR-numre, navne, adresseoplysninger, sygdomsoplysninger og andet følsomt indhold.
- Systemet sikrer, at indholdet er fuldstændig irreversibelt – når dokumentsamlingen først er downloadet, kan det originale indhold ikke genskabes.
Bedre brugervenlighed:
- Medarbejderne oplever, at Cleardox er nemt at bruge uden teknisk forudgående viden.
- Alle kan hurtigt tage løsningen i brug og arbejde effektivt.
- Efter et kort introduktionsforløb har aktiviteten i Cleardox været høj, med minimal support.
Flere fordele for både medarbejdere og miljø:
- Digitalisering og bæredygtighed: Anonymiseringen foregår fuldstændigt digitalt, hvilket reducerer behovet for print og mindsker papir- og ressourceforbruget markant. Det skaber både en mere effektiv arbejdsgang og en mere bæredygtig sagsbehandling.
- Effektivisering af manuelle processer: Overstregning med tusch og andre manuelle metoder er ikke længere nødvendigt, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl.
- Præcis anonymisering med AI: Systemets AI og machine learning sikrer en højere kvalitet og mere nøjagtig anonymisering end manuelle metoder, hvilket styrker datasikkerheden og gør arbejdet mere pålideligt.
Næste skridt i samarbejdet
Socialforvaltningen og Cleardox går nu ind i næste fase af samarbejdet med en fuldt implementeret integration til DUBU.
Med integrationen bliver det muligt at hente akterne direkte fra Cleardox og gemme dem tilbage efter endt behandling, uden ekstra manuel håndtering.
Det nye flow øger ikke kun sikkerheden, men gør også arbejdsgangen mere brugervenlig og lettere at navigere i. Færre arbejdsgange reducerer risikoen for fejl og frigør tid til kerneopgaverne.
Interesseret i at prøve Cleardox?
Få en live demonstration og prøv Cleardox 14 dage gratis her.
Hvordan håndterede Socialforvaltningen aktindsigtssager før Cleardox?
Tidligere blev aktindsigtssager håndteret manuelt, hvor medarbejdere gennemgik og anonymiserede dokumenter side for side – ofte i meget store sager på op til 2.000 sider. Processen var både tidskrævende, sårbar for fejl og vanskelig at skalere i takt med det stigende antal anmodninger.
Hvilke udfordringer opstod ved manuel anonymisering i aktindsigtssager?
Den manuelle proces gjorde det svært at sikre, at alle følsomme oplysninger blev fjernet korrekt, og der var en risiko for, at data som CPR-numre eller helbredsoplysninger blev overset. Samtidig skabte store filer tekniske begrænsninger i deling og godkendelsesprocesser.
Hvordan hjælper Cleardox Socialforvaltningen med at håndtere store dokumentmængder i aktindsigtssager?
Cleardox gør det muligt at behandle og anonymisere meget store dokumentmængder på én gang, hvilket gør det lettere at håndtere sager på flere hundrede eller tusinde sider. Det reducerer behovet for manuel gennemgang og gør processen mere skalerbar.
Hvordan forbedrer Cleardox samarbejdet og godkendelsesprocessen i aktindsigtssager?
Cleardox gør det muligt for medarbejdere at arbejde i et samlet digitalt workflow, hvor dokumenter kan anonymiseres, deles og godkendes mere effektivt. Det fjerner flaskehalse i mailbaserede godkendelsesprocesser og skaber et mere struktureret samarbejde.
Hvilken rolle spiller integrationer som DUBU i Socialforvaltningens brug af Cleardox?
Integrationer som DUBU gør det muligt at hente og gemme sagsakter direkte i Cleardox og tilbage i fagsystemet uden manuel håndtering. Det gør arbejdsgangen mere sammenhængende, sikker og effektiv fra start til slut.